RV Aktuell 03 / 2025
Empfängerüberprüfung bei Überweisung
Die seit 9. Oktober gültige Empfängerüberprüfung stellt uns vor die Herausforderung, alle Partner im Buchhaltungssystem MACH so zu hinterlegen, dass der korrekte Kontoinhaber eingetragen ist. Alleine schon die fehlende Angabe eines zweiten Vornamens bei Empfängern führt zu Fehlermeldungen im Zahllauf und verursacht derzeit Mehraufwand in unserer Finanzabteilung.
Bei den Buchungsblättern für Privatvorlagen wird im obersten Feld der Name des Partners eingetragen, der die Zahlung erhalten soll. Wenn Sie hier den Namen eintragen, der auch als Kontoinhaber bei der Bank hinterlegt ist, wird das zu einer Korrektur der Daten in unserem Buchhaltungsprogramm führen - wir ändern in dem Fall die Partnerdaten entsprechend Ihrer Angaben ab und vermeiden so künftige Meldungen der Bank.
Oft ist auch aus einer Rechnung nicht eindeutig erkennbar, wer eigentlich Kontoinhaber ist, da eine genaue Angabe dazu fehlt. Sollten Sie solche Rechnungen erhalten, bitten wir um Rückgabe an den Aussteller der Rechnung mit dem Hinweis, dass der Kontoinhaber ergänzt werden soll.
Für Ausgangsrechnungen ist wichtig: Das Konto der Regionalverwaltung wird unter dem Kontoinhaber "Evangelischer Regionalverwaltungsverband Rheinhessen" geführt. Geben Überweisende das nicht genauso an, wird auch hier ein Hinweis bei der Empfängerprüfung der Bank erscheinen, dass die Bankverbindung evtl. nicht korrekt ist.
Nach Auskunft der EKHN kann dies im Rechnungstool selbst von Ihnen geändert werden. Sollte das nicht der Fall sein, können Sie sich an Frau Stafast/EKHN wenden.
Infos aus der Buchhaltung - in eigener Sache zum Thema Arbeitsrückstand
Sie haben sicher festgestellt, dass wir mit der Bearbeitung der Belege im Rückstand waren. Das hatte vielschichtige Gründe: zum einen hatte eine Krankheitswelle uns fest im Griff. Glücklicherweise sind fast alle wieder an Bord und wir sind guter Dinge, dass der Rückstand bald wieder aufgeholt ist.
Darüber hinaus war die Umstellung im Bereich der Empfängerprüfung bei Kontoinhabern mit Zeitaufwand in der Buchhaltung verbunden. Unser Programm für die Übersendung der Zahldateien zu den Banken hat in den vergangenen Wochen mehrere Updates erfahren und wir hatten in Folge dessen viele Telefonate mit der Hotline der Banken. Wir sind wieder in ruhigerem Fahrwasser, aber noch immer läuft das System nicht ganz stabil und es gibt nach wie vor noch Systemupdates, weil auch seitens der Banken an dem Thema Empfängerprüfungen noch gearbeitet wird.
Hinzu kommt noch eine weitere Umstellung bei den Banken, die für uns zum Tragen kam zum 1. November: Der Kontoauszug wird jetzt über ein anderes Format abgerufen als bisher. Auch bei dieser Umstellung im Hintergrund lief nicht gleich alles reibungslos für uns in der Buchhaltung - aber: dieses Thema ist jetzt erfolgreich abgeschlossen und wir können gut mit dem neuen Format arbeiten.
Online Veranstaltung Schulung Rechnungstool
Mit dem Rechnungstool in Excel erstellen Sie Ausgangsrechnungen in wenigen Schritten, für z.B. Veranstaltungen, Freizeiten etc. Wir freuen uns, dass Frau Stafast/EKHN am
26. November 2025 um 14 Uhr bis 15 Uhr
oder am 27. November 2025 um 9 Uhr bis 10 Uhr
das Tool vorstellt. Kommen Sie via ZOOM über den untenstehenden Link dazu
RV Rheinhessen lädt Sie zu einem geplanten Zoom-Meeting ein.
Meeting-ID: 612 0027 1231, Kenncode: 991103
Online Veranstaltung Schulung Kollektentool
Zur Unterstützung der Führung der Kollekten Kasse hat die EKHN ein EXCEL-Tool entwickelt. Mit dessen Hilfe sind auch die für die Erstellung von Jahresabschlüssen erforderlichen Aussagen zu Zweckbindungen direkt ablesbar. Aufgrund der Nachfragen zu dem Tool aus unserem Online-Termin für die Jahresabschlüsse wird Marisa Müller/EKHN eine weitere Einführung in das Kollektentool anbieten. Die Schulung wird online stattfinden am
9. Dezember 2025 um 18 Uhr
oder am 11. Dezember 2025 um 18 Uhr, jeweils für die Dauer von 45 Minuten
Bitte leiten Sie diese Information an Ihre Kollekten beauftragten weiter! Herzlichen Dank
RV Rheinhessen lädt Sie zu einem geplanten Zoom-Meeting ein.
Meeting-ID: 641 2055 4486, Kenncode: 925518
Weitere Termine werden 2026 folgen.
Rücksendung von Waren & Gutschriften allgemein - Belege für die Buchhaltung
Bei Rücksendungen von Waren, egal ob vollständig oder nur teilweise, muss der Beleg der Gutschrift immer an die Buchhaltung übergeben werden. In der Regel erfolgen die Rückzahlungen auf diesem Weg, meist separat als Bankgutschrift. Ohne Vorlage eines Belegs ist weder die Zuordenbarkeit der Rückzahlung noch die buchhalterische Grundlage gewährleistet.
Sollten Sie eine Gutschrift erhalten, die mit der nächsten Rechnung verrechnet werden soll, bitten wir um Vorlage der Gutschrift zeitgleich mit der Rechnung damit der Einbehalt vom Rechnungsbetrag klappen kann.
Für die GÜTs im Bereich der Kitas gibt es die Besonderheit, dass die Kitas teilweise unterschiedliche Kundennummern haben. Hier ist eine Verrechnung der Gutschrift mit der Rechnung einer anderen Kundennummer nicht möglich.
Im einfachsten Fall wird die Gutschrift per Zahlung des Lieferanten ausgeglichen, dann kann die Gutschrift direkt geschickt und verbucht werden.
Wichtige Infos zum Jahreswechsel
Belegbearbeitung zum Jahreswechsel
Alle Buchungsbelege, die noch bis zum 15.12.2025 in der Regionalverwaltung eingehen, werden noch vor den Weihnachtsfeiertagen zahlbar gemacht. Bei später eingehenden Belegen wird eventuell die Zahlung erst im Jahr 2026 erfolgen, unabhängig von der korrekten Zuordnung zum jeweiligen Geschäftsjahr.
Handkassenabrechnung
Zum Buchen der Handkasse ist es wichtig, dass Sie zum 31.12.2025 eine Handkassenabrechnung erstellen, damit eine korrekte Zuordnung zum jeweiligen Jahr erfolgen kann. Bitte übersenden Sie uns die Handkassenprüfung, die Sie entsprechend der HandkassenVO erstellen.
Buchungsblätter Pflichtkollekten 2026
Die EKHN stellt voraussichtlich zwischen den Jahren die Buchungsblätter für die Pflichtkollekten 2026 zur Verfügung. Sie stehen wie gewohnt im Intranet der EKHN unter folgendem Link zum Download bereit:
(Achtung: VPN aktivieren!):
https://intranet.ekhn.de/themen/doppik/fachliche-hilfen-und-rechtlicher-rahmen/buchungsblaetter/
SEPA-Mandate
Die Regionalverwaltung ist Kontoinhaber der Kassengemeinschaftlichen Konten. SEPA-Mandate müssen vor Erteilung vom Kontoinhaber unterzeichnet werden.
Auch aufgrund der veränderten Bestell- & Bezahlmöglichkeiten bei Online-Bestellungen kommt es immer wieder vor, dass Beträge unseren Konten belastet werden und wir dazu kein SEPA-Mandat erteilt haben.
Sind wir nicht über die SEPA-Mandate informiert bzw. haben diese als Kontoinhaber nicht selbst erteilt, sind wir gezwungen, die Belastung zurückzuweisen.
Personalien
Seit 15.09.25 verstärkt Frau Uta Freund das Team der Finanzabteilung mit Arbeitsschwerpunkt Jahresabschlusserstellung incl. Anlagevermögen. Wir wünschen ihr ein gelingendes Wirken in unserer Verwaltung.
Die Verwaltung ist am 29. und 30.12.2025 geschlossen.