Buchhaltungsbelege

"Buchhaltungsbelege sind wie die Puzzlestücke eines großen Finanzbildes - nur wenn alle richtig zusammengefügt sind, ergibt sich das vollständige und klare Bild der Kirchengemeinde und Dekanatsfinanzen."
 
Belege¹ sind die wichtigsten Dokumente, um alle finanziellen Vorgänge im Unternehmen nachzuweisen. Das können Rechnungen, Quittungen, Kassenzettel oder andere Unterlagen sein, die belegen, dass eine Transaktion stattgefunden hat.
 
Für ihre Buchhaltung ist es entscheidend, alle Belege sorgfältig zu sammeln, zu ordnen und aufzubewahren.
 
Das Scan Verfahren berücksichtigt derzeit die Eingangsrechnungen. In dieser Ausgabe widmen wir uns den Ausgangsrechnungen.
 
Die nachfolgenden Informationen basieren auf Auszügen aus vergangenen "RV aktuellen und wurde sorgfältig an den aktuellen Stand angepasst, um Ihnen die neuesten Informationen zu bieten."
 
^{1 § 45 Kirchliche Haushaltsordnung (KHO) Buchungen, Belegpflicht ( 3 ) 1 Die Buchungen sind zu belegen.}

Erträge Buchhaltung und Anordnung

Was sind Erträge? Erträge sind die Einnahmen, die die Kirchengemeinde/das Dekanat durch seine/ihre Tätigkeit erzielt. Dies können neben den nachfolgenden Aufzählungen auch Spenden und Kollekten sein.
 
Wie hängen Erträge und Buchhaltung zusammen? In der Buchhaltung werden die Erträge erfasst, sobald sie entstehen. Das bedeutet, wenn eine Rechnung gestellt ist, eine Information über eine zu erwartende Zahlung z.B. in Form eines Bescheides vorliegt, wird dieser Betrag in der Buchhaltung als Ertrag verbucht. Dies ermöglicht den Überblick über die Einnahmen.
 
WAS KOMMT WIE INS (GEMEINSAME) GEMEINDEBÜRO?
 
Auszug aus EKHN/Handbuch für (gemeinsames) Gemeindebüro/13. Auflage Dez. 2024

Einnahmen durch Gemeindehausnutzungen

Bei einmaligen Einnahmen durch Vermietung des Gemeindehauses bitte dem Zahlungspflichtigen einen eindeutigen Verwendungszweck für die Überweisung mitgeben. Im Nutzungsvertrag ist diese Angabe möglich und kann wie folgt als Verwendungszweck eingetragen werden: Rechtsträger-/Mandantennummer xxxx plus Abrechnungsobjekt (AOBJ) Gemeindehaus.  In jedem Fall ist es im Interesse der Kirchengemeinden aus Haftungsgründen einen Miet-/Nutzungsvertrag abzuschließen.
 
Für die regelmäßigen Nutzungsverträge werden Forderungen eingebucht. Sollten sich in Bezug auf die Nutzung Änderungen ergeben, sind wir auf Information angewiesen. Änderungen bzw. Erlass von Forderungen sind mit einem Kirchenvorstandsbeschluss anzuzeigen. Sollten keine Informationen vorliegen, werden die ausstehenden Forderungen von uns entsprechend angemahnt.

Rechnungstool - Fakturierung in der EKHN

Zur Erstellung von Ausgangsrechnungen (siehe Anlage 2 - KGM Rechnungsnummer V1.x) steht ein Excel-Tool zur Verfügung was die Möglichkeit einer möglichst standardisierten Rechnungserstellung eröffnet. Eine weitere Datei (siehe Anlage 1 - KGM Rechnung Bruttoverbucher_v1.x) dient zur einheitlichen Vergabe von Rechnungsnummern in der EKHN. Sie ermöglicht die Darstellung von 5 Rechnungskreisen (Bsp. Jugend, Senioren etc.). Wenn mehr als 5 Rechnungskreise benötigt werden, können mehrere Dateien parallel verwendet werden.
 
Die Anwendungsanleitung (siehe Anlage 3 - Rechnungstool - Anleitung) bietet eine gute Unterstützung bei Fragen zum Einsatz des Tools.
 
Beide Excel Dateien als auch die Anwendungsanleitung finden sich im Anhang dieser aktuellen Ausgabe! 

Angabe von Fälligkeiten aufgrund des SEPA Lastschriftmandates auf Ausgangsrechnungen

Bei den von den Gemeinden und Dekanaten ausgestellten Rechnungen wird die Info des SEPA Lastschrifteinzuges mitgegeben, so dass keine Überweisung vom Rechnungsempfänger ausgehen muss.
 
Es ist ratsam, die Angaben auf der Rechnung mit dem Fälligkeitsdatum des SEPA Mandates zu vervollständigen um Missverständnisse zu vermeiden. Bitte stellen Sie sicher, dass entweder das Datum für den Einzug klar und deutlich angegeben ist bzw. die Angabe bei einem offenen Einzugsdatum vermerkt ist, um eine reibungslose Abwicklung zu gewährleisten.

Eindeutige Verwendungszwecke der Überweisenden erforderlich damit die Zahlung gut zugeordnet werden kann oder das Thema Verwendungszweck als eigenen Punkt aufnehmen

Damit wir Ihre Zahlungen schnell und korrekt zuordnen können, ist es sehr hilfreich, wenn der Verwendungszweck stets klar und strukturiert angegeben wird. So können wir den Zahlungseingang eindeutig dem richtigen Rechtsträger und Abrechnungsobjekt zuordnen. Bitte teilen Sie diese Information auch immer dem Zahlungspflichtigen mit - vielen Dank für Ihre Unterstützung! 

Umsatzsteuer

Bildungsveranstaltungen und Reisen

Sind Sie momentan in der Planung von Reisen, Bildungsveranstaltungen und -reisen, sowie anderen Veranstaltungen?
 
Dann nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf! Jede Veranstaltung ist auf eine eventuelle Umsatzsteuerpflicht zu prüfen.
 
Rechnungen schreiben, Rechnungsadresse

• Wenn Sie etwas verkaufen oder Dienstleistungen erbringen, ist eine Rechnung zu schreiben. Um diese so einfach wie möglich erstellen zu können, nutzen Sie die Rechnungsvorlage der EKHN. Hier sind alle nötigen Angaben enthalten, die zu berücksichtigen sind.
   
• Zur umsatzsteuerlichen Einschätzung dient das aktualisierte Steuer ABC.  Dort finden sich auch Antworten auf Ihre  Fragen, die in unseren gemeinsamen Telefonaten offengeblieben. Das ABC ist zu finden unter: Umsatzsteuerrecht für kirchliche Körperschaften - EKHN

Bei Fragen und Anregungen nehmen Sie gerne mit uns Kontakt auf unter der Email-Adresse rv.rheinhessen.umsatzsteuer@ekhn.de oder per Telefon unter der 06731/9545 - 10.

Die Gemeinde/Dekanate erhält für eine Anschaffung oder eine Veranstaltung einen Zuschuss? Diese sind als Einnahmen in der Buchhaltung festzuhalten. Sie stellen eine Forderung dar, also einen Anspruch auf Geld. Deshalb ist es wichtig, die Belege für den Zuschuss Ihrer Buchhaltung zukommen zu lassen. Ein Bewilligungsbescheid oder eine Finanzierungszusage ist als buchungsbegründender Beleg der Anordnung beizufügen.
 
Spenden
 
Bei der Verbuchung von Spenden ist es wichtig zu wissen, ob die Spenden zweckgebunden sind oder frei verwendet werden können. Dafür gibt es zwei verschiedene Sachkonten, auf die die Geldeingänge gebucht werden. Bitte teilen Sie uns bei Spendenaufrufen oder bekannten Spendeneingängen mit, ob es sich um zweckgebundene Spenden oder um Spenden ohne Zweckbindung handelt. So können wir die Spenden im Jahresverlauf richtig zuordnen und die Arbeit bei den Jahresabschlüssen erleichtern.
 
Nach Kasualien haben wir oft Spenden mit dem Verwendungszweck wie z.B. "Spende Konfirmation" erhalten, ohne weitere Angaben. Das macht es für uns schwierig, die Spende der richtigen Kirchengemeinde zuzuordnen. Bitte bitten Sie die Spender bei Spendenaufrufen, bei der Überweisung die Mandantennummer oder den Namen der Gemeinde anzugeben.

Informationsveranstaltungen:

    Infos folgen...

Schulungstermine Finanzsoftware MACH

Finden Sie unter Veranstaltungen: Ehrenamtsakademie
 

Schulungstermin zum Rechnungstool

Sie sind neugierig das ExcelRechnungstool kennenzulernen? Dann laden wir Sie herzlich zu unserer Online-Veranstaltung ein! Gemeinsam zeigen wir Ihnen, wie das Tool eine Erleichterung schaffen kann.
 
Bitte melden Sie Ihr Interesse unter rv.rheinhessen@ekhn.de