Einführung Belege Scan Eingangsrechnungen

Es ist soweit! Die Einführung der elektronischen Belegbearbeitung für Eingangsrechnungen in der Regionalverwaltung Rheinhessen startet.
 
Das Verfahren und die eingesetzte Technik sind freigegeben und lösen sukzessive den papierbasierten Arbeitsprozess ab. Wesentliche Vorteile sind die jederzeitige Einsehbarkeit der Dokumente durch die am Prozess Beteiligten und der Wegfall postalischer Versandwege, was die Bearbeitung und letztlich die Zahlungsabwicklung beschleunigen wird.
 
Zum derzeitigen Zeitpunkt werden mit dem System Eingangsrechnungen verarbeitet. Weitere Belege, wie Handkassen- und Kollektenabrechnungen und Ausgangsrechnungen sollen folgen.
 
Die Rechnungen werden von Ihnen vor Ort eingescannt*, nach der elektronischen sachlichen und rechnerischen Prüfung sowie Anordnung (in Enaio) weitergeleitetet und die Daten dann an MACH übergeben.
 
Die Einführung der elektronischen Belegbearbeitung wird in mehreren Phasen erfolgen, da nicht alle Mandanten gleichzeitig umgestellt werden können.
 
Schulungen via Zoom werden den Prozess begleiten. Sie werden dazu eine gesonderte Einladung von uns erhalten. Unabhängig von dem konkreten Umstellungszeitpunkt Ihrer Einrichtung bitten wir Sie schon jetzt Folgendes zu tun: 

1. Alle am Verfahren beteiligten Personen (Haupt- und Ehrenamtliche) benötigen einen Zugang zu den EDV-Systemen, das sind:
    
   a) eine personalisierte EKHN-Mailadresse mit ekhnnet-Nummer
   b) ein VPN Zugang und
   c) Zugriffsrechte auf das Programm enaio
    
   Bitte beantragen Sie fehlende EKHN-Mail-Adressen über folgenden Link:
    
   https://my.churchx.de
    
   und benennen Sie uns die für Sie zuständigen Personen (Feststellungs- bzw. Anordnungsbefugt).
    
2. Bereits vor der Schulung sind für Ihre Einrichtungen Zeichnungsberechtigungen zu beantragen: Dies erfolgt unter nachstehendem Link:

Verwaltungsmitarbeitende benötigen das Recht zur sachlichen und rechnerischen Unterzeichnung. Bitte beachten Sie, dass für jedes Recht ein einzelner Antrag gestellt werden muss.
 
Das Recht der Anordnungsbefugnis empfehlen wir an mindestens drei Personen des (Kirchen)Vorstandes (Vorsitz, stellv. Vorsitz und eine weitere Person) zu vergeben. Sofern Sie für mehrere Mandanten zuständig sind, muss der Antragsprozess jeweils einzeln wiederholt werden.
 
Auf unserer Homepage finden Sie weitere Unterlagen, insbesondere Anleitungen zur Einrichtung der Zugänge. Für Fragen erreichen Sie uns über unsere Projektleiterin, Frau Heidi Hartnagel, 06731/9545-59 bzw. unter: rv.rheinhessen.scanprozess@ekhn.de
 
Wir freuen uns darauf den Prozess mit Ihnen gemeinsam gestalten zu können und wünschen dem Projekt sowie Ihnen und uns ein gutes gemeinsames Gelingen.
 

 Wollen Sie sich in MACH anmelden und suchen Sie MACH Schulungstermine?

Die angebotenen Termine für das Jahr 2025 sind jetzt über die Homepage Wissenswerte unter Kirchliche Verwaltung - Unsere.EKHN veröffentlicht. Die Ansprechpartnerinnen und die Schulungsunterlagen finden sich im Intranet der EKHN unter MACH auswerten - EKHN-Intranet (Achtung VPN erforderlich). 

Eröffnungsbilanzen

Der Countdown läuft, die letzten 5 Eröffnungsbilanzen sind in der Bearbeitung! Hier noch einmal unser Hinweis aus der letzten RV-Aktuell mit der herzlichen Bitte um Beachtung:
 
Fast 100 Eröffnungsbilanzordner sind noch nicht zu uns zurückgekommen. Sie liegen Ihnen seit unterschiedlichen Zeiträumen in den Gemeinden und Dekanaten zur Beschlussfassung vor. Zu manchen von Ihnen – die die Unterlagen schon vor mehr als einem Jahr erhalten haben – gab es auch schon telefonische Kontakte. Wenn Sie aufgrund von  ragen die Eröffnungsbilanz noch nicht beschlossen haben, wenden Sie sich bitte per Mail zur Klärung der Fragen an Tina.Kaiser@ekhn.de Ein Testat des Rechnungsprüfungsamtes ist formal unabdinglich um die Jahresabschlüsse fertigstellen und beschließen zu können.
 

Vereinfachte Jahresabschlüsse

Die erweiterten Vereinfachungsvorschläge für die Jahresabschlüsse haben in der Herbstsynode der EKHN keine Mehrheit erzielt. Daraus ergeben sich die Rahmenbedingungen für die vereinfachten Jahresabschlüsse – die weiterhin ohne Veränderung gelten.
 
Gemeinden, die bereits Testate der Eröffnungsbilanz von Seiten des Rechnungsprüfungsamtes der EKHN (RPA) bekommen haben, erhalten von uns Zug um Zug eine Checkliste für den Jahresabschluss.
 
Diese umfasst die Punkte, die wir nicht in der Buchhaltung vorliegen haben, wie z.B. die Entwicklung Ihrer Konten bei den Banken vor Ort. Wir bitten Sie, die Checkliste zu bearbeiten und die erforderlichen Unterlagen an uns zurückzusenden.
 
Abrechnungen des Ergebnishaushaltes werden wir summarisch für den kompletten Vereinfachungszeitraum vornehmen.
 

Buchhalterische Auswirkung nach Veräußerung (Abgang) eines Anlagegutes

Wenn Anlagegüter veräußert oder verschrottet werden, braucht es eine korrespondierende Buchung in der Anlagenbuchhaltung. Bei der Checkliste zu den Jahresabschlüssen werden Sie deshalb auch nach diesen Sachverhalten gefragt - bei der Abfrage beziehen wir uns auf die beweglichen Anlagegüter.
 
Jedes Anlagegut ist in der Buchhaltung auch einem Abrechnungsobjekt des Ergebnishaushaltes zugeordnet. In diesem sehen Sie jährlich auch die Abschreibungen, d.h. den Werteverlust des Anlagegutes. Eine Verschrottung/ Veräußerung wirkt sich dann -wie auch die Abschreibung- aus auf Ihren Ergebnishaushalt.
 
Sofern ein Anlagegut mit einem Restbuchwert veräußert wird und es einen Verkaufserlös gibt, werden Sie nach der Buchung den Restwert des abgegangenen Anlagegutes im Aufwand in Ihrem Ergebnishaushalt sehen. Dem entgegen steht der Ertrag für die Veräußerung. Hat ein Anlagegut noch einen Restwert in der Buchhaltung und ist defekt und wird deshalb nur verschrottet, sehen Sie den Restwert im Aufwand im Ergebnishaushalt.
 
Unabhängig von der Abfrage zu den Jahresabschlüssen können Sie uns gerne Abgänge von Anlagegütern auch unterjährig schon melden. Dies kann dann auch direkt in der Buchhaltung schon umgesetzt werden und muss nicht auf Jahresabschlüsse warten.
 
Ein Formular für die Veränderungen im Anlagevermögen finden sie im Downloadbereich "Finanzen" auf unserer Homepage.
 

Ihre Versorgungsrechnungen in MACH (LichtBlick Gas und Strom)

Seit dem Abrechnungsjahr 2022 sind die Rechnungsbelege in MACH bei der Buchung sichtbar!
 
Die ersten Jahresabrechnungen für 2024 sind in der MACH Software verbucht.
 
Die EKHN hat mit der Firma LichtBlick die Rahmenverträge für Strom und Gas verlängert.
 
Schauen Sie sich Ihren Beleg in MACH über die Funktion Belege auswerten an: