Nichtveranlagungsbescheinigungen beantragen

Die Nichtveranlagungsbescheinigung (NV) läuft regelmäßig alle 3 Jahre aus und muss erneut von der Kirchengemeinde beantragt werden. Eine ausführliche Anleitung finden Sie hierzu im Handbuch Gemeindebüro" unter "Nichtveranlagungsbescheinigung" (VPN erforderlich). Die NV-Bescheinigung ist ein Dokument, bei dessen Vorlage eine Kapitalerträgeauszahlende Stelle auf die Einbehaltung von Kapitalertragsteuer verzichten darf.  

Rückblick und Ausblick zum Thema Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse

170 Eröffnungsbilanzen sind an Kirchengemeinden, Stiftungen und Dekanate verschickt. 6% der Ordner fehlen noch in der abschließenden Bearbeitung. Meist gibt es in diesen Fällen noch Fragen, die dazu führen, dass der Ordner noch nicht ganz fertiggestellt werden konnte. Von Ihnen zurückerhalten und ans Rechnungsprüfungsamt zur Prüfung geschickt sind 82 Eröffnungsbilanzen. Für 30 Eröffnungsbilanzen haben wir als Rückläufer die Testate vom Rechnungsprüfungsamt erhalten - die weiteren befinden sich noch im Prüfprozess.
 
Etwa 90 Eröffnungsbilanzordner sind noch nicht zu uns zurückgekommen. Sie liegen Ihnen seit unterschiedlichen Zeiträumen in den Gemeinden und Dekanaten zur Beschlussfassung vor. Wenn Sie aufgrund von Fragen die Eröffnungsbilanz noch nicht beschließen konnten, wenden Sie sich bitte zur Klärung der Fragen per Mail an Tina.Kaiser@ekhn.de. Ein Testat des Rechnungsprüfungsamtes ist formal unabdinglich um künftig die Jahresabschlüsse fertigstellen und beschließen zu können.
 
Für die vereinfachten Abschlüsse liefen in der zurückliegenden Zeit noch letzte Abstimmungen zwischen dem Finanzdezernat der EKHN und dem Rechnungsprüfungsamt. In der Herbstsynode der EKHN wird das Thema auf der Tagesordnung stehen! Unser Vorgehen ist weiterhin, dass wir notwendige Vorarbeiten für die Jahresabschlüsse erledigen.  

 Haushaltsplanung für das Jahr 2025

Etwa 1/3 der Kirchengemeinden in Rheinhessen haben im vergangenen Jahr die Möglichkeit genutzt, einen Haushalt für die Jahre 2024 und 2025 zu beschließen. Wenn Sie zu diesen Gemeinden gehören, ist diese Info für Sie nicht relevant.
 
Sofern Sie sich nicht für diese Variante entschieden hatten, werden wir nun die Planentwürfe für das Jahr 2025 erstellen. Gleichzeitig stehen wir in den Vorbereitungen für die vereinfachten Jahresabschlüsse. Aus diesem Grund werden wir die Erstellung der Entwürfe für die Planung 2025 in der Regionalverwaltung anders als bisher organisieren. Wir haben uns im Arbeitsbereich Haushaltsmanagement aufgeteilt in ein "Team vereinfachter Jahresabschluss" und ein Team "Haushaltsplanung". Wir tun dies, um zügiger in beiden Bereichen voranzukommen. So muss nicht der gleiche Personenkreis zwei große Aufgabenblöcke parallel bearbeiten.
 
Das Planungsteam besteht aus Heidi Hartnagel, Alexandra Winter und Marcel Wollschied. Auf diese KollegInnen sind alle Kirchengemeinden aufgeteilt, für die noch ein Plan für 2025 erstellt wird - unabhängig von Ihrer regulären SachbearbeiterIn. Diese Aufteilung für die Erstellung der Planung ändert nichts an der grundsätzlichen Zuständigkeit Ihrer SachbearbeiterInnen. Die Dekanate werden auch in 2025 von der jeweiligen Sachbearbeiterin geplant.
 
Wir werden Ihnen die Pläne unaufgefordert als Datei zukommen lassen, so dass Sie die Planansätze verändern können. Ihre Rückmeldungen arbeiten wir dann ein, bevor wir Ihnen die Unterlagen zur Beschlussfassung im KV zukommen lassen.
 
Um möglichst zügig durch die Planungsphase zu kommen und auch die Personalressourcen aus dem Planungsteam zeitnah noch in die Erstellung der Jahresabschlüsse geben zu können, werden wir standardmäßig keine Beratungstermine durchführen. Wir gehen davon aus, dass die Schonung von Ressourcen in dieser arbeitsreichen Zeit für die Kirchenvorstände bei der Bildung der Nachbarschaftsräume und den vielen Themen, die zu bearbeiten sind, auch in Ihrem Interesse ist.
 
Das gemeinsame Besprechen der Pläne ist in Einzelfällen durchaus wichtig und sinnvoll, wenn z.B.

• die Haushalte im Entwurf nicht genehmigungsfähig sind
• Sie zum 01.01.2025 als Kirchengemeinden fusionieren oder eine Verwaltungskooperation eingehen
• Sie einen besonderen Beratungsbedarf in der Gemeinde haben, weil größere Veränderungen anstehen

Wenn einer dieser Punkte bei Ihnen zutrifft, bitten wir um eine Rückmeldung an RV.rheinhessen@ekhn.de zwecks Vereinbarung eines Beratungstermins. 

 Dienstleistung von Unternehmen aus dem Ausland

Kirchliche Körperschaften beziehen nicht nur Leistungen von inländischen Unternehmern. In diversen Fällen werden Dienstleistungen oder Werkleistungen von einem im Ausland ansässigen Unternehmer bezogen. In diesen Fällen kann der Leistungsort als im Inland ausgeführt gelten und unterliegt dann der deutschen Umsatzsteuer. Damit an die Finanzverwaltung die Umsatzsteuer abgeführt wird, hat der Gesetzgeber im §13b UStG dem Leistungsempfänger die Pflicht auferlegt, die Umsatzsteuer an das Finanzamt abzuführen. Der Vorgang wird als "Umkehr der Steuerschuldnerschaft/Reverse Charge Verfahren" bezeichnet.
 
Dienstleistungen/Werkleistungen im Sinne des Reverse Charge Verfahrens sind folglich Arbeiten eines Unternehmers mit Sitz im Ausland, die im Inland ausgeführt werden. 

Als Leistungen kommen beispielsweise folgende Sachverhalte in Betracht:

• Die Kirchengemeinde lässt die Orgel von einem tschechischen Orgelbauer ohne deutsche Betriebsstätte warten.
• Die Kirchengemeinde lässt Bauarbeiten (Herstellung, Instandsetzung, Instandhaltung) an inländischen Gebäuden von einem österreichischen Unternehmer ohne deutsche Betriebsstätte ausführen.
• Die Kirchengemeinde beauftragt einen in Luxemburg ansässigen Architekten ohne deutsche Betriebsstätte mit der Planung eines Gebäudes, das in Darmstadt gebaut werden soll.
• Die Kirchengemeinde beauftragt einen Unternehmer aus Österreich ohne deutsche Betriebsstätte mit der Reinigung von Gebäuden.

Liegen die Voraussetzungen vor, sollte die Rechnung des ausländischen Unternehmers an die kirchliche Körperschaft Netto ausgestellt sein und folgenden Hinweis "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" oder "Reverse Charge" enthalten.
 
Erhalten Sie in diesen Fällen eine Netto Rechnung bzw. eine Rechnung mit dem Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers setzen Sie sich bitte umgehend mit der Umsatzsteuerkoordination: rv.rheinhessen.umsatzsteuer@ekhn.de in Verbindung.

Die Anwendung des §13b UStG ist nicht an die umsatzsteuerliche Unternehmereigenschaft gebunden!
 
Der §13b UStG findet grundsätzlich keine Anwendung auf die Lieferung von Waren aus dem Ausland
Ausnahme: Elektronikwaren.
 
Die Kirchengemeinde erwirbt Elektronikwaren (Mobiltelefone, Tablet-Computer, Spielekonsolen, Schaltkreise usw.) von einem Unternehmer aus Frankreich.
 
Bei dem Kauf dieser Geräte gibt es eine Bagatellgrenze, unterhalb der das Reverse Charge Verfahren nicht angewandt wird. Diese Grenze beläuft sich derzeit auf 5.000 € je wirtschaftlichem Vorgang (§ 13b Abs. 2 Nr. 10 UStG), so dass davon auszugehen ist, dass für diese Käufe kein Problem entstehen wird.    

 Versenden der Mahnungen an die E- Mailadresse RV.Rheinhessen.Mahnwesen@ekhn.de

Wir hatten Sie in der RV Aktuell 4/ Dezember 2023 darum gebeten, beim Versenden der Mahnungen an die E- Mailadresse RV.Rheinhessen.Mahnwesen@ekhn.de in den Betreff immer zu Beginn Ihren jeweiligen Rechtsträger zu schreiben. Dies erleichtert uns die Zuordnung und führt zur schnelleren Bearbeitung. Leider erreichen uns immer noch die meisten Mahnanfragen ohne diese für uns so wichtige Angabe. Wir möchten deshalb noch einmal ausdrücklich daran erinnern.   

 Neues Beiblatt Geschenke

In Rheinhessen gab es schon seit einiger Zeit ein Beiblatt Geschenke für die steuerliche Beurteilung von Zuwendungen. Dieses Beiblatt wurde aktualisiert und jetzt von der EKHN zentral im Intranet zur Verfügung gestellt Die Gründe, weshalb dieses Beiblatt Geschenke wichtig ist, sind beschrieben in einem Brief von Herrn Lutz Kanert aus dem Dezernat 3 der Kirchenverwaltung, welchen er mit Datum vom 10.10.2024 an alle Kirchengemeinden & Dekanate & Regionalverwaltungen verschickt hat.
 
Das neue Beiblatt Geschenke finden Sie unter folgendem
 
Link: (Achtung: VPN aktivieren!) , Alternativ:  Direktlink

 Wichtige Infos zum Jahreswechsel

Belegbearbeitung zum Jahreswechsel
Alle Buchungsbelege, die noch bis zum 16.12.2024 in der Regionalverwaltung eingehen, werden noch vor den Weihnachtsfeiertagen zahlbar gemacht. Bei später eingehenden Belegen wird eventuell die Zahlung erst im Jahr 2025 erfolgen, unabhängig von der korrekten Zuordnung zum jeweiligen Geschäftsjahr.
 
Handkassenabrechnung
Zum Buchen der Handkasse ist es wichtig, dass Sie zum 31.12.2024 eine Handkassenabrechnung erstellen, damit eine korrekte Zuordnung zum jeweiligen Jahr erfolgen kann.
 
Buchungsblätter Pflichtkollekten 2025
Die EKHN stellt voraussichtlich zwischen den Jahren die Buchungsblätter für die Pflichtkollekten 2025 zur Verfügung. Sie stehen wie gewohnt im Intranet der EKHN unter folgendem Link: (Achtung: VPN aktivieren!)
 
Unsere Dienststelle wird am 27.12. und 30.12.2024 geschlossen sein. Ab 02. Januar 2025 stehen wir Ihnen gerne wieder in gewohnter Weise zur Verfügung.     

 Jahressteuergesetz 2024: Umsatzsteuer aufgeschoben

Das Jahressteuergesetz 2024
 
hat einige wichtige Änderungen mit sich gebracht, insbesondere für juristische Personen des öffentlichen Rechts (jPdöR). Die wohl bekannteste Änderung betrifft die Einführung der Umsatzsteuer.
 
Was bedeutet das konkret?
 
Ursprünglich sollte die Umsatzsteuerpflicht für viele öffentliche Einrichtungen zum 01.01.2025 gelten. Durch das neue Gesetz wurde dieser Zeitpunkt jedoch um zwei Jahre auf den 01.01.2027 verschoben.
 
Warum die Verschiebung?
 
Die Verlängerung der Übergangsfrist soll den betroffenen Einrichtungen mehr Zeit geben, sich auf die neuen Regelungen einzustellen und ihre Prozesse anzupassen.
 
Die Kirchenverwaltung informiert im Infobrief Nr. 8. 

 ACHTUNG!!! Warnung vor Fake-Emails !!!

Derzeit kursieren Fake-Emails, mit denen mutmaßlich Steuernummern abgegriffen werden sollen. Auf Nachfrage beim BZSt (Bundeszentralamt für Steuern) gab es die Auskunft, dass keine Mails versandt wurden. Links sollen nicht angeklickt werden. 

 Monatliche BI´s - was tun, wenn die Berichte nicht ankommen?

Seit einiger Zeit gehen allen Kirchengemeinden, Dekanaten, Kitas einmal monatlich zwei Berichte (BI´s) per Mail zu. Sie erhalten einen BI als Übersicht über die Abrechnungsobjekte in Summen und einen weiteren BI als Buchungsjournal mit den einzelnen Buchungen. Dahinter steht ein automatischer Versand zum Monatswechsel, der von der EKHN eingerichtet wurde und immer im Postfach der Funktionsadresse landet.
 
Uns erreichen sporadisch Informationen, dass keine BI´s eingehen oder statt der geplanten 2 BI´s nur einer im Postfach ankommt. Sollten Sie keine Auswertungen erhalten bzw. nur eine Auswertung wenden Sie sich bitte per Mail an Tina.Kaiser@ekhn.de.
 
Wir können das Problem nicht selbst beheben - werden uns aber mit den KollegInnen der EKHN in Verbindung setzen damit die Mailadresse Kirchengemeinde/ des Dekanates/ der Kita korrekt hinterlegt wird in dem System des automatischen Versands.      

 Hinweis zum korrekten Ausfüllen von Buchungsblättern

Waren Sie schon 2018 im Gemeindebüro und erinnern Sie sich noch an die DOPPIK-Schulungen? Frau Stafast aus dem Schulungsprojekt der EKHN hat bei diesen ersten Schulungen darauf hingewiesen, dass im Buchungsblatt die Felder zu den Zahlungsempfängern immer vollständig ausgefüllt werden müssen. Wir stellen fest, dass in letzter Zeit häufiger Buchungsblätter bei uns eingehen, bei denen diese Angaben nicht vollständig eingetragen sind.
 
Wenn nun aber ein Zahlungsempfänger in MACH noch nicht angelegt ist, weil wir an diesen noch keine Zahlung geleistet haben, muss in MACH zunächst ein "Partner" angelegt werden. Dabei sind die vollständigen Angaben im Programm mitzugeben um die erste Zahlung ausführen zu können.
 
Bei Auslandszahlungen benötigen wir zur Partneranlage auch immer die BIC/SWIFT um die Partner für Auslandszahlungen anlegen zu können. Haben wir diese Angabe nicht fragen wir bei Ihnen zurück.
 
Bitte geben Sie uns diese Angaben immer mit, es erspart Ihnen und uns lästige Nachfragen. Lieben Dank! 

 Verfallbarkeit Urlaub

 In den letzten Jahren erinnerten wir Sie als Arbeitgeber Ihre Mitarbeitenden schriftlich zu informieren, wieviel Urlaubsanspruch für das laufende Kalenderjahr noch besteht und wann dieser Urlaub gemäß KDO verfällt.
Wir empfehlen Ihnen dringend Ihre Mitarbeitenden schriftlich noch in diesem Jahr zu informieren. Gemäß einer Entscheidung des EuGH verfällt Urlaub nur dann, wenn der Arbeitgeber über die geltenden Verfallfristen informiert und rechtzeitig aufgefordert hat den noch zustehenden Urlaub zu nehmen.
 
Beigefügt erhalten Sie einen Formulierungsvorschlag für das Anschreiben.       

 Aus RPA Prüfung

Die Personalabteilung wurde dieses Jahr wieder von RPA geprüft. In dieser Prüfung wurden erneut viele Verträge gelegentliche Beschäftigung wegen Unvollständigkeit bemängelt.
 
Wir bitten daher eindringlich die Verträge gelegentliche Beschäftigung vollständig aufzufüllen. In einer Vielzahl der Verträge fehlte die vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit oder die Verträge waren zu spät unterschrieben.
 
Die erste Seite des Vertrages gelegentliche Beschäftigung ist ein gültiger Arbeits-/ Dienstvertrag und bedarf der entsprechenden Sorgfalt. Vereinbaren Sie keine wöchentliche Arbeitszeit, müsste die Personalabteilung gemäß § 12 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes von einer wöchentlichen Arbeitszeit von 20 Wochenstunden ausgehen und vergüten. Dies hat die Personalabteilung nicht umgesetzt, obwohl die gesetzlichen Bestimmungen eindeutig sind.
 
Jeder Vertrag gelegentliche Beschäftigung ist ein befristeter Arbeitsvertrag, da dieser nur für kurzfristige Einsätze und für Vertretungszwecke genutzt werden darf. Eine Befristung bedarf gemäß 14 Abs. 4 Teilzeit- und Befristungsgesetz vor Arbeitsaufnahme der Schriftform. Es muss auf der ersten Seite des Vertrages gelegentliche Beschäftigung immer ein Zeitraum und ein Befristungsgrund angegeben werden und der Vertrag muss vor Arbeitsantritt verbindlich unterzeichnet sein. Wird die Eintragung versäumt oder wird der Vertrag erst im Nachhinein unterschrieben, ist von einem unbefristeten Arbeitsverhältnis mit den entsprechenden Rechten und Pflichten auszugehen. Dies bedeutet, das Arbeitsverhältnis muss unter Einhaltung der Kündigungsfrist und mit Fortzahlung der vereinbarten Arbeitszeit vergütet werden.
 
Beide oben genannten Punkte führen zu einer finanziellen Belastung des Arbeitgebers, welche nicht beabsichtigt ist und durch vollständiges Ausfüllen des Vertrages vermieden werden kann.
 
Bitte schicken Sie uns zukünftig nur noch vollständig ausgefüllte Verträge gelegentliche Beschäftigung um eventuelle Ansprüche gegenüber der kurzfristig eingesetzten Aushilfe auszuschließen. Beigefügt erhalten Sie nochmals unser Rundschreiben vom 05.05.2020.   

 Personalien

Seit Oktober d. J. ist Frau Kerstin Merz im Bereich der Zentralen Dienste tätig. Frau Bianca Morent ist seit 18.11.2024 nach Elternzeit zurück in der Personalabteilung. Wir wünschen Beiden ein gelingendes Ankommen in unserer Verwaltung.
 
Stellenausschreibung
 
Wir brauchen Verstärkung und freuen uns auf Bewerbungen als Buchhaltungsleitung. Weitere Informationen zum Profil finden sich auf unserer Karriereseite.