DOPPIK

Tipps und Hinweise zum Thema Buchungsbelege erstellen

Bewirtungsbelege brauchen die Angabe, wer bewirtet wurde. Damit keine Information vergessen gerät, gibt es einen Vordruck dazu im Downloadbereich unserer Homepage: 

Link

Eingangsrechnungen müssen auf die Kirchengemeinde/ das Dekanat ausgestellt sein. Privatpersonen als Rechnungsempfänger sind nicht korrekt. Bitte achten Sie bei den künftigen Rechnungen darauf, die Rechnungsadresse korrekt mit der Bezeichnung der Kirchengemeinde/des Dekanates anzugeben. Wenn vorhanden stellen Sie bitte auf Privatpersonen laufende Kundenkonten um auf die Anschrift der Gemeinde/des Dekanates. In Vorbereitung auf das Thema Umsatzsteuer werden wir Ihnen die Belege, die nicht den korrekten Rechnungsempfänger enthalten, ab Juni wieder zurücksenden mit der Bitte um Korrektur.  

Um Ihnen und uns die Doppelarbeit zu ersparen, bitten wir dringend um Beachtung dieses Hinweises.

Kollektenbelege für die eigene Gemeinde - bei den Kollekten für die eigene Gemeinde ist das Abrechnungsobjekt einzutragen. Dies fehlt manchmal auf den Kollektenbelegen. Aus dem Abrechnungsobjekt wird nach der Buchung ersichtlich, ob die Kollekte frei für die Allgemeine Gemeindearbeit oder z.B. für die Konfirmandenarbeit oder Seniorenarbeit eingesammelt wurde. Um hier möglichst fehlerfrei die Zuordnung zu gewährleisten, gab es Rückmeldungen aus den Workshops mit den Kollektenbeauftragten, die wir in den vergangenen Wochen angeboten hatten. Ein Lösungsansatz war, dass die Kollektenbelege für die eigene Gemeinde über das Gemeindesekretariat an die Regionalverwaltung gegeben werden und dort die Kontierung auf das Abrechnungsobjekt vorgenommen wird. Bitte überlegen Sie, ob das für die richtige Zuordnung in Ihrer Gemeinde hilfreich sein kann. 

Rechnungstool - Fakturierung in der EKHN 

Zur Erstellung von Ausgangsrechnungen (siehe Anlage 2 - KGM Rechnungsnummer V1.0) steht ein Excel-Tool zur Verfügung was die Möglichkeit einer möglichst standardisierten Rechnungserstellung eröffnet. Eine weitere Datei (siehe Anlage 1 - KGM Rechnung Bruttoverbucher_v1.2) dient zur einheitlichen Vergabe von Rechnungsnummern in der EKHN. Sie ermöglicht die Darstellung von 5 Rechnungskreisen (Bsp. Jugend, Senioren etc.). Wenn mehr als 5 Rechnungskreise benötigt werden, können mehrere Dateien parallel verwendet werden. 

Die Anwendungsanleitung (siehe Anlage 3 - Rechnungstool - Anleitung) bietet eine gute Unterstützung bei Fragen zum Einsatz des Tools.

Beide Exceldateien als auch die Anwendungsanleitung finden sich im Anhang dieser aktuellen Ausgabe!

Dienstanweisungen für Kirchenvorstände 

Die Kirchenvorstände sind gewählt und die Zuständigkeiten festgelegt. Unter folgendem Link:

https://unsere.ekhn.de/gemeinde-dekanat/kirchenvorstandekhnde/materialien-zur-kirchenvorstandsarbeit.html

finden Sie Musterdienstanweisungen und auch ein für die Doppik aktualisiertes Muster für die Befugnis zur Erteilung von Kassenanordnungen. Diese Befugnis kann erteilt werden wenn z.B. die/der Kollektenbeauftragte nicht Mitglied des Kirchenvorstandes ist - aber Buchungsblätter unterschreiben darf.

Personalwesen

Arbeitsrechtliche Kommission. Zukünftig erhalten neue Mitarbeitende zu Ihren Dienstverträgen eine Information in dem sich die Arbeitsrechtliche Kommission der EKHN kurz vorstellt. Bitte geben Sie diese zusammen mit dem Dienstvertrag an Ihre Mitarbeitenden weiter. Leider ist nicht möglich dieses Schreiben als Anlage der Gehaltsabrechnung beizufügen, deshalb bitten wir Sie die Information in geeigneter Form (z.B. per Mail oder ausgedruckt) Ihren derzeit beschäftigten Mitarbeitenden ebenfalls zukommen zu lassen. 

Vertrag gelegentliche Beschäftigung. Wir bitten Sie nochmals darum den "Vertrag gelegentliche Beschäftigung" immer nur vollständig ausgefüllt an uns zu versenden. Um Sie vor dem Phantomlohn zu schützen, müssen der Zeitraum und die wöchentliche Arbeitszeit auf der ersten Seite zwingend ausgefüllt sein. Unvollständig ausgefüllte "Verträge gelegentliche Beschäftigung" erhalten Sie von uns zur Vervollständigung wieder zurück. Im Rahmen der Prüfung durch das RPA ist deutlich geworden, dass es hier immer noch eine große Anzahl an Fehlern gibt. 

Tariferhöhung: Die Tariferhöhung zum 01.04.2022 wurde für die Abrechnung April umgesetzt und abgerechnet. Sollten Mitarbeitende auf Sie zu kommen, dass sie mehr Nettolohn erhalten haben, liegt dies an der Tariferhöhung.

Erhöhung Entgeltgrenze Minijob. Leider ist die Erhöhung bisher nur ein Entwurf und nicht rechtskräftig.

Auffrischungsschulung MACH

Die RV Rheinhessen lädt in Kooperation mit der EKHN (Schulungsreferentinnen Frau Stafast/ Frau Meiners) ein zu Auffrischungsschulungen für MACH.

Zielgruppe: Mitarbeitende und Ehrenamtliche in Kirchengemeinden und Dekanaten, die bereits eine erste MACH Schulung erhalten haben. 

Termin: 27. April 2022, 14.00 bis 16.30 Uhr

Inhalte der Schulung: 

• Eine Mahnung in der Gemeinde/ im Dekanat geht ein - ist die Rechnung bezahlt?
• Zeitnah findet die Konfifreizeit statt - haben die Teilnehmer den Teilnehmerbeitrag überwiesen?
• Erzeugen von Übersichten und Listen für das Büro oder den Kirchenvorstand/Dekanatssynodalvorstand
• Auswerten einzelner Abrechnungsobjekte- ist die Ampel noch grün?
• Was ist für einen reibungslosen Ablauf zum Einbuchen der Belege notwendig?
• Raum für Ihre Fragen

Wenn Sie eine erste Schulung erhalten haben, sich immer noch unsicher im Programm fühlen und für die obenstehenden Fragen Unterstützung und Hilfe benötigen bitten wir um Anmeldung zu dem Schulungsangebot.

Die Veranstaltung findet digital per ZOOM statt.

Sie erhalten den Zugangslink nach Anmeldung, Anmeldungen bitte an: rv.rheinhessen@ekhn.de

Personalveränderungen

Frau Beate Wolff verstärkt unser Leitungsteam im Bereich Finanzen - Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung - seit 01.03.2022. Wir heißen Sie herzlich willkommen und freuen uns auf das gemeinsame Wirken. 

Leitung und Mitarbeitende wünschen Ihnen allen ein frohes und gesegnetes Osterfest.